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Los directores de compras (CPO) se enfrentan a grandes desafíos cuando se trata de mantenerse al día con el panorama empresarial que cambia rápidamente. En una época en la que la tecnología y el big data son más influyentes que nunca, es cada vez más importante aceptar el cambio y aprovechar el poder de las tecnologías emergentes.
En pocas palabras, los sistemas de adquisición de bienes de consumo heredados no pueden seguir el ritmo. Los procesos ineficientes y anticuados suponen un coste considerable para las empresas. Mientras tanto, la automatización de estos procesos, a través de la "compra electrónica" y la digitalización de la cadena de suministro, permitirá alcanzar niveles totalmente nuevos de rendimiento en cada punto del proceso de compra. Esto es algo que la mayoría de los directores de compras están apoyando plenamente: la encuesta más reciente de Deloitte sobre los directores de compras globales reveló que 76% de los CPOs ven la transformación digital como una prioridad principal, frente al 63% en 2019.
En este artículo, primero profundizaremos en los retos y problemas a los que se enfrentan los sistemas de compra de bienes de consumo heredados, antes de echar un vistazo a cómo la compra electrónica remodelará todo el proceso de compra.
El término FMCG se refiere a "bienes y servicios de rápida circulación". El término "Procurement" se refiere al proceso B2B de las empresas que compran y venden bienes y servicios. La gestión de las adquisiciones es fundamental para cualquier empresa, en particular para las empresas de bienes de consumo, ya que permite obtener todos los artículos y servicios esenciales necesarios para que la empresa funcione de forma eficiente y optimizada.
Las adquisiciones pueden desglosarse en tres áreas clave:
Cuando se trata de mitigar el riesgo, cumplir con los requisitos de la normativa y acceder a los datos de manera eficiente, la visibilidad en la cadena de suministro es crucial. Sin embargo, la falta de transparencia en la cadena de suministro es uno de los mayores retos de los procesos de compra actuales moderna.
La encuesta Global CPO de Deloitte encontró que 65% de los responsables de compras tienen una visibilidad limitada o nula más allá de sus proveedores de primer nivel. Aparte del efecto sobre la identificación y mitigación de riesgos y el cumplimiento, esta falta de transparencia en la cadena de suministro también tiene un gran impacto en los requisitos de responsabilidad social corporativa, ya que los directores de compras se quedan en la oscuridad con respecto a las prácticas de la empresa.
Además, la escasa transparencia de la cadena de suministro también obstaculiza la innovación. La misma encuesta de Deloitte muestra que las empresas de alto rendimiento son 2,5 veces tienen más probabilidades de tener una transparencia total en la cadena de suministro que sus homólogas de menor rendimiento.
El riesgo de suministro es un reto permanente para los CPOs, y es cada vez más difícil de controlar en la era moderna. Estos riesgos pueden ser:
Con una cantidad cada vez mayor de datos que gestionar y una complejidad cada vez mayor en relación con los riesgos de suministro tanto externos como internos, las adquisiciones de bienes de consumo heredadas tienen dificultades para seguir el ritmo. La incapacidad de utilizar el Big Data y la analítica para comprender mejor y mitigar el riesgo está costando a las empresas.
Esta afluencia de datos y la incapacidad de darles sentido también está costando a los sistemas de compras heredados cuando se trata de controlar el gasto. La falta de cohesión en las compras hace que los presupuestos de compra precisos sean un gran desafío. Por otra parte, las compras realizadas fuera del proceso de contratación definido -conocidas como compras oscuras o gastos no autorizados- no hacen más que agravar la falta general de control y claridad. Se calcula que este tipo de compras puede suponer hasta el 80% del gasto total de algunas empresas.
Cuando se trata de conseguir agilidad operativa y un control total del gasto y el presupuesto, el acceso a datos en tiempo real en toda la cadena de suministro es esencial. Es algo que los procedimientos de aprovisionamiento basados en papel y en hojas de cálculo no son capaces de proporcionar.
A medida que los datos se vuelven más omnipresentes y valiosos que nunca, la incapacidad de aprovecharlos tiene un impacto cada vez mayor en las empresas. Los sistemas de compra heredados tienen dificultades para hacer frente a la enorme cantidad de datos disponibles, incapaces de innovar o incluso de mantener datos precisos y exactos para tomar decisiones de compra críticas. Gran parte del problema es el error humano.
Se calcula que la tasa típica de error en la introducción de datos es del 1%. Aunque no parezca mucho si se tiene en cuenta la gran cantidad de datos que se utilizan, incluso el 1% tiene un impacto significativo. De hecho, según un estudio de la respetada empresa de investigación Gartner, los datos inexactos cuestan a las empresas una media de 1,5 millones de euros al año. 14 millones de euros al añomientras que alrededor del 60% de las empresas no miden el coste anual de la mala calidad de los datos.
Los datos inexactos y poco fiables conducen a malas decisiones de aprovisionamiento, a una mala gestión de los inventarios, a flujos de trabajo ineficaces, a una falta de agilidad y, sobre todo, a un enorme impacto en la cuenta de resultados de la empresa. En la era de la automatización, es una clara oportunidad perdida.
Se ha demostrado que el cambio a una contratación electrónica digitalizada gracias a un marketplace tiene un enorme impacto en el resultado final: se calcula que mientras una transacción de contratación tradicional tiene un coste medio de 95 euros, una transacción digital cuesta menos de 19. La automatización total del proceso disminuye drásticamente los costes de mano de obra, así como la eficiencia general en toda la cadena de compras.
Mientras tanto, las empresas son libres de asignar recursos a otras áreas del negocio, dedicando más tiempo y recursos a llegar a nuevos productores o a consolidar las relaciones con los existentes.
Un proceso racionalizado y digitalizado aporta nuevos niveles de eficiencia y simplicidad a las compras. La comunicación de ida y vuelta entre el comprador y el proveedor se reduce, con toda la información visible y accesible en todo momento.
Asimismo, la introducción manual de pedidos y facturas se sustituye por una solución automatizada de aprovisionamiento electrónico, que puede incluir cualquiera de los siguientes elementos
Estas acciones automatizadas permiten una mayor precisión y un riesgo mucho menor, con una cadena de suministro segura y sin fisuras que permite que los procesos empresariales fluyan sin problemas.
Además de reducir los costes, la implantación de una cadena de suministro digital también ayuda a tener un mejor control general del gasto. Esto se debe a que los modernos sistemas de contratación electrónica están totalmente automatizados, con registros precisos de cada transacción. También abren la puerta a formas innovadoras de regular el gasto, con la capacidad de activar rutas de flujo de trabajo especiales de acuerdo con los presupuestos.
Con la automatización de las comprobaciones de gastos, las empresas pueden mantener un control mucho más estricto de sus finanzas, sin ningún esfuerzo ni coste adicional.
La capacidad de recopilar y comprender datos, y luego utilizarlos para tener un mejor control de los procesos, es una de las ventajas clave de una contratación electrónica marketplace. Los CPOs están empezando a darse cuenta de todo el poder de la implementación de una cadena de suministro digital - según la Encuesta Global de CPOs 2021 de Deloitte, el 74,6% de los CPOs creen que el análisis del rendimiento del gasto y el ahorro era el tipo de análisis más valioso.
Junto con la analítica del rendimiento de los procesos, la inteligencia del mercado de suministros, la analítica del riesgo de suministro y otras herramientas de predicción, la contratación electrónica ofrece un nivel de control que antes era impensable. La analítica ayuda a las empresas a integrar su estrategia con la previsión, la colaboración con los proveedores, la gestión del riesgo y la gestión de los proveedores en sentido descendente para obtener una ventaja competitiva muy eficaz.
En cuanto al proceso de compra, la contratación electrónica ofrece a las empresas un control total, de principio a fin. Un sistema de contratación electrónica puede estipular:
Si todavía confía en un sistema antiguo para hacer avanzar su negocio, ahora es el momento de invertir en una cadena de suministro digital que le permita controlar sus gastos, datos y procesos, al tiempo que libera un tiempo valioso para concentrarse en otros aspectos valiosos de su negocio.
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